Voimassa 2.11.2026 alkaen. Tämä seloste kertoo, miten Vesiosuuskunnat-palvelussa (https://vesiosuuskunnat.io ja Vesiosuuskunnat-mobiilisovellukset) käsitellään henkilötietoja. Seloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukaisesti.
1. Kuka on rekisterinpitäjä?
Palvelussa on kaksi rekisterinpitäjää, joiden vastuut on jaettu seuraavasti:
| Tiedot | Rekisterinpitäjä | Honkio Oy:n rooli |
|---|---|---|
| Käyttäjän Honkio-tunnus: nimi, sähköposti, puhelin, salasana (tiivisteenä), kieli, kirjautumis- ja laitetiedot | Honkio Oy | Rekisterinpitäjä |
| Osuuskunnan asiakkuus: tilaus, palvelumaksut, kuitit, tilauksen yhteyshenkilöt sekä käyttöehtojen ja tietosuojaselosteen hyväksynnät | Honkio Oy | Rekisterinpitäjä |
| Osuuskunnan aineisto: jäsenluettelo, liittymärekisteri ja asukkaat, mittarit, lukemat ja kulutus, laskut ja maksut, kirjanpito, kululaskut, kokoukset, äänestykset, sähköiset allekirjoitukset, verkostotiedot, viestit ja dokumentit | Kukin osuuskunta omien tietojensa osalta | Henkilötietojen käsittelijä osuuskunnan lukuun |
Osuuskunta päättää, mitä tietoja se tallentaa palveluun ja mihin se niitä käyttää. Honkio käsittelee osuuskunnan aineistoa vain osuuskunnan ohjeiden ja käyttöehtojen luvun 14 (henkilötietojen käsittelysopimus) mukaisesti. Osuuskunnan aineistoa koskevissa asioissa, kuten jäsen- tai liittymätietojen, lukemien tai laskujen tarkastamisessa ja korjaamisessa, ota yhteyttä omaan osuuskuntaasi. Jos otat yhteyttä Honkioon, ohjaamme pyyntösi osuuskunnalle.
Honkio Oy:n yhteystiedot
Honkio Oy (Y-tunnus 2455678-3)
Lähdekalliontie 8 C, 01380 Vantaa
Tietosuoja-asiat: pekka.honkonen@honkio.com
Honkio Oy ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa.
2. Mitä tietoja käsitellään?
2.1 Honkio Oy rekisterinpitäjänä
- Honkio-tunnus: etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, salasana tiivisteenä, kieli ja aikavyöhyke, sähköpostin vahvistuksen ajankohta.
- Roolit: missä osuuskunnissa tai palveluyrityksissä käyttäjällä on rooli ja mikä rooli.
- Asiakkuus: osuuskunnan nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot, tilaukset, palvelumaksut ja kuitit, tilauksen tehneen henkilön tiedot. Korttitiedot käsittelee Stripe; Honkio näkee vain kortin tyypin ja loppunumerot.
- Ehtojen hyväksynnät: hyväksytty versio, ajankohta, IP-osoite, selain- tai laitetieto ja kanava (web tai mobiili).
- Tekniset tiedot: kirjautumisajat, palvelun käyttöön liittyvät lokit, IP-osoite, mobiililaitteen push-ilmoitustunniste ja sovellusversio.
2.2 Osuuskunnan aineisto (osuuskunta rekisterinpitäjänä, Honkio käsittelijänä)
- Jäsenluettelo: jäsenen nimi, osoite, jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, osuudet sekä sähköposti ja puhelin.
- Liittymärekisteri: kiinteistötunnus, rakennus, osoite, omistajat ja omistusosuudet, laskutuksen vastaanottaja, palvelut (vesi, jätevesi), tariffiluokka ja liittymän sijainti kartalla.
- Asukkaat: liittymään omistajan luvalla liitetyn asukkaan nimi ja sähköposti, luvan antaja ja ajankohta sekä valinta lukemapyyntöjen vastaanottamisesta.
- Mittari- ja kulutustiedot: mittarit ja mittarinvaihdot, lukemat, lukeman ilmoittaja ja ajankohta, kulutus, arviot ja tasaukset sekä vuotoepäilyt. Kulutustieto on henkilötietoa, kun liittymä yhdistyy luonnolliseen henkilöön.
- Laskut ja maksut: laskut, viitenumerot, maksut ja maksutapa, muistutukset ja perintätiedot.
- Kirjanpito: tositteet, kirjaukset ja tilinpäätös.
- Kululaskut: kuittien kuvat, ostoksen tiedot ja korvauksen saajan pankkitilinumero (IBAN).
- Kokoukset ja äänestykset: kokouskutsut, läsnäolo, valtakirjat, äänimäärät, annetut äänet, kyselyvastaukset ja pöytäkirjat.
- Sähköinen allekirjoitus: allekirjoittajan nimi ja henkilötunnus vahvasta tunnistautumisesta, varmuustaso sekä allekirjoituksen ajankohta.
- Verkostotiedot, viestit ja dokumentit: verkoston linjat ja kohteet, keskustelujen viestit ja osuuskunnan tallentamat asiakirjat.
Palvelu ei pyydä henkilötunnusta jäsen- tai liittymärekisteriin. Henkilötunnus tallentuu vain sähköisessä allekirjoituksessa vahvan tunnistautumisen tuloksena.
3. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella?
| Käyttötarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Käyttäjätilin luominen ja ylläpito, kirjautuminen, salasanan palautus | Sopimus (6 art. 1 b) |
| Osuuskunnan tilauksen toimittaminen ja laskutus | Sopimus (6 art. 1 b) |
| Kirjanpito ja kuittien säilyttäminen palvelumaksuista | Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c, kirjanpitolaki) |
| Ehtojen hyväksyntöjen tallentaminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): sopimusehtojen osoittaminen |
| Tietoturva, väärinkäytösten estäminen, lokit ja palvelun kehittäminen | Oikeutettu etu (6 art. 1 f): turvallinen ja toimiva palvelu |
| Palvelutiedotteet osuuskunnan ylläpitäjille (esimerkiksi ehtojen tai hintojen muutokset) | Sopimus (6 art. 1 b) |
| Osuuskunnan aineiston käsittely | Osuuskunta määrittää. Yleensä vesihuollon sopimus jäsenen kanssa (6 art. 1 b), osuuskunnan lakisääteiset velvoitteet (6 art. 1 c: osuuskuntalaki, vesihuoltolaki, kirjanpitolaki) tai osuuskunnan oikeutettu etu (6 art. 1 f), esimerkiksi vuotojen havaitseminen ja vesitase. Asukkaan tietojen käsittely perustuu omistajan ja asukkaan pyyntöön. |
Honkio ei lähetä palvelun käyttäjille markkinointia eikä käytä tietoja mainontaan tai profilointiin.
4. Mistä tiedot saadaan?
- Käyttäjältä itseltään (rekisteröinti, profiili, lukemat, viestit, äänet, kululaskut).
- Osuuskunnalta, joka tallentaa jäsen- ja liittymärekisterin, mittaritiedot ja muut tiedot.
- Liittymän omistajalta, joka liittää asukkaan liittymään.
- Telia Finland Oyj:ltä sähköisen allekirjoituksen vahvassa tunnistautumisessa (nimi ja henkilötunnus).
- Stripeltä maksun tila ja kortin tyyppi.
- Patentti- ja rekisterihallituksen avoimesta YTJ-rajapinnasta osuuskunnan rekisteröinnissä (osuuskunnan nimi, Y-tunnus ja osoite). Tämä ei sisällä jäsenten henkilötietoja.
5. Kuka tietoja näkee?
- Osuuskunnan käyttäjät näkevät tietoja roolinsa mukaan. Esimerkiksi jäsen näkee oman liittymänsä, kulutuksensa ja laskunsa, asukas näkee liittymänsä kulutuksen mutta ei laskuja, ja hallitus näkee jäsen- ja liittymärekisterin. Osuuskunnan ylläpitäjä päättää roolien oikeuksista.
- Lukemalinkin kautta näytetään vain linkin liittymän mittarit ja edelliset lukemat, ei omistajien yhteystietoja.
- Honkion henkilöstö käsittelee tietoja vain siltä osin kuin se on välttämätöntä palvelun ylläpidon, tuen tai vikojen korjaamisen vuoksi.
- Viranomaiset saavat tietoja vain lain velvoittamana.
- Alikäsittelijät (alla) käsittelevät tietoja Honkion lukuun.
Honkio ei myy eikä luovuta tietoja kolmansille osapuolille markkinointiin.
Alikäsittelijät ja muut palveluntarjoajat
| Palveluntarjoaja | Tehtävä | Käsiteltävät tiedot | Sijainti |
|---|---|---|---|
| Honkio Cloud, Honkio Oy:n oma pilvi Suomessa | Palvelimet, tietokannat, tiedostot (dokumenttiarkisto) ja varmuuskopiot | Kaikki palvelun tiedot | Suomi |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Korttimaksut: osuuskunnan tilauksen maksut sekä jäsenten maksut osuuskunnalle (Stripe Connect) | Maksajan nimi, sähköposti, korttitiedot, maksun summa | Irlanti (EU); Stripe voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin |
| Postmark (ActiveCampaign, LLC) | Sähköpostien lähetys: kutsut, salasanalinkit, laskut, lukemapyynnöt, kokouskutsut, ilmoitukset | Vastaanottajan nimi ja sähköposti, viestin sisältö | Yhdysvallat |
| Google Ireland Limited / Google LLC: Firebase Cloud Messaging | Push-ilmoitukset mobiilisovellukseen | Laitteen ilmoitustunniste, ilmoituksen otsikko ja teksti | EU ja Yhdysvallat |
| Google Ireland Limited / Google LLC: Google Maps Platform | Osoitteen haku osuuskunnan perustietoihin ja kartta osuuskunnan julkisella esittelysivulla | Haettu osoite, selaimen IP-osoite | EU ja Yhdysvallat |
| Anthropic | Kuitin tulkinta kululaskuun (vain kun käyttäjä valitsee toiminnon) | Kuitin kuva tai PDF | Yhdysvallat |
| Telia Finland Oyj | Vahva sähköinen tunnistautuminen pöytäkirjan allekirjoituksessa | Nimi ja henkilötunnus | Suomi |
| OpenStreetMap Foundation | Verkostokartan karttapohja (karttatiilet ladataan suoraan käyttäjän selaimeen) | Selaimen IP-osoite ja katseltu karttanäkymä | Iso-Britannia (komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös) |
| Apple ja Google (sovelluskaupat) | Mobiilisovellusten jakelu | Kauppojen omien ehtojen mukaan | Kauppojen omien ehtojen mukaan |
Stripe, Telia sekä Apple ja Google sovelluskauppoina toimivat osin itsenäisinä rekisterinpitäjinä omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti. Palvelu hakee yritystietoja PRH:n YTJ-rajapinnasta Honkion palvelimen kautta. Näihin hakuihin ei sisälly jäsenten henkilötietoja.
6. Siirretäänkö tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle?
Palvelun tiedot tallennetaan Suomessa. Sähköpostien välitys (Postmark), push-ilmoitukset ja karttahaku (Google) sekä kuittien tulkinta (Anthropic) voivat siirtää tietoja Yhdysvaltoihin. Siirroissa käytetään EU–Yhdysvallat-tietosuojakehystä (Data Privacy Framework), jos palveluntarjoaja on sitoutunut siihen, ja muuten Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita.
7. Kuinka kauan tietoja säilytetään?
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
| Honkio-tunnus | Niin kauan kuin käyttäjällä on rooli jossakin Honkio-palvelussa. Kun käyttäjä poistaa tilinsä, tiedot poistetaan siitä osuuskunnasta heti. Itse tunnus poistetaan, kun käyttäjällä ei ole rooleja missään Honkio-palvelussa. Muut tilin tiedot poistetaan 30 päivän kuluessa. |
| Honkion kirjanpitoon kuuluvat tiedot (osuuskunnan palvelumaksut ja kuitit) | Tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja tilinpäätös ja kirjanpitokirjat 10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 2 luku 10 §). |
| Ehtojen hyväksynnät | Asiakkuuden ajan ja 3 vuotta sen päättymisen jälkeen oikeusvaateiden selvittämistä varten. |
| Lokit ja tekniset tiedot | Vain tietoturvan ja vianselvityksen edellyttämän ajan, minkä jälkeen ne poistetaan. |
| Push-ilmoitustunniste | Kunnes käyttäjä kirjautuu ulos sovelluksesta tai tunniste vanhenee. |
| Osuuskunnan aineisto | Osuuskunta päättää säilytyksestä sopimuksen aikana. Kirjanpitoaineisto ja laskutusperusteena olevat lukemat on säilytettävä kirjanpitolain mukaan (tositteet 6 vuotta, kirjanpitokirjat ja tilinpäätös 10 vuotta). Kokousten pöytäkirjat on säilytettävä luotettavalla tavalla (osuuskuntalaki 5:25), ja entisten jäsenten tiedot säilytetään jäsenluettelossa osuuskuntalain 4:14 mukaisesti. Muut tiedot säilytetään lain edellyttämän ajan tai niin kauan kuin osuuskunta niitä tarvitsee. Osuuskunnan tilauksen päätyttyä Honkio poistaa aineiston 90 päivän vientiajan jälkeen (käyttöehtojen luku 15). Osuuskunta vastaa siitä, että se vie lain edellyttämät aineistot talteen ennen sitä. |
| Asukkaan liitos liittymään | Kunnes omistaja tai osuuskunta poistaa asukkaan tai asukas poistaa tilinsä. |
| Varmuuskopiot | Poistetut tiedot häviävät varmuuskopioista varmuuskopioiden normaalin säilytyskierron mukaisesti. |
8. Evästeet ja paikallinen tallennus
Palvelu ei käytä seuranta-, analytiikka- tai mainosevästeitä. Selaimeen ja mobiililaitteeseen tallennetaan vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja, kuten kirjautumistunniste, valittu osuuskunta, kieli ja keskeneräisen lomakkeen tiedot. Verkostokartta lataa karttatiilet OpenStreetMapin palvelimilta, ja osuuskunnan julkinen esittelysivu ja osoitehaku käyttävät Google Mapsia. Silloin selaimesi IP-osoite välittyy näille palveluntarjoajille.
9. Miten tiedot suojataan?
- Tiedonsiirto on salattu (HTTPS/TLS).
- Pääsy tietoihin perustuu rooleihin, ja jokainen pyyntö tarkistetaan palvelimella.
- Salasanat tallennetaan vain tiivisteinä. Uusi käyttäjä asettaa salasanansa itse kertakäyttöisellä linkillä.
- Lukemalinkit on allekirjoitettu, ne on rajattu yhteen liittymään ja ne ovat voimassa määräajan.
- Kirjautumisistunnot vanhenevat, ja muut sähköpostilinkit ovat kertakäyttöisiä tai määräaikaisia.
- Palvelimet sijaitsevat Suomessa valvotussa konesalissa, ja tiedot varmuuskopioidaan.
- Honkion henkilöstön pääsy tuotantotietoihin on rajattu ja lokitettu, ja tunnukset säilytetään keskitetyssä salaisuuksien hallinnassa.
10. Automaattinen päätöksenteko
Palvelussa ei tehdä tietosuoja-asetuksen 22 artiklan tarkoittamia automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia. Palvelu laskee kulutuksen, arviolaskut, tasaukset ja äänimäärät osuuskunnan antamista tiedoista ja asetuksista, mutta laskutuksesta ja muista päätöksistä vastaa osuuskunta. Palvelu voi merkitä poikkeavan lukeman tai vuotoepäilyn tarkistettavaksi, mutta ei tee niiden perusteella päätöksiä. Kuitin tekoälytulkinta on esitäyttö, jonka käyttäjä tarkistaa.
11. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tieto tietojesi käsittelystä ja pääsy omiin tietoihisi, mukaan lukien oma kulutuksesi (15 art.);
- vaatia virheellisten tietojen oikaisua (16 art.). Voit muuttaa nimesi ja puhelinnumerosi itse profiilissa;
- vaatia tietojesi poistamista (17 art.). Voit poistaa tilisi sovelluksessa tai ohjeen https://vesiosuuskunnat.io/poista-tili mukaisesti. Lakisääteisesti säilytettäviä tietoja ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä;
- vaatia käsittelyn rajoittamista (18 art.);
- siirtää itse antamasi tiedot järjestelmästä toiseen (20 art.), kun käsittely perustuu sopimukseen;
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun (21 art.);
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle (77 art.).
Honkio-tunnusta ja asiakkuutta koskevat pyynnöt lähetetään osoitteeseen pekka.honkonen@honkio.com. Osuuskunnan aineistoa (esimerkiksi jäsen- tai liittymätietoja, lukemia, laskuja tai pöytäkirjoja) koskevat pyynnöt lähetetään osuuskunnalle, ja Honkio avustaa osuuskuntaa niiden toteuttamisessa. Vastaamme pyyntöön kuukauden kuluessa. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi.
12. Valvontaviranomainen
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
13. Muutokset
Päivitämme selostetta, kun palvelu tai käsittely muuttuu, esimerkiksi kun etäluenta otetaan käyttöön. Uusi versio julkaistaan palvelussa, ja palvelu pyytää hyväksymään sen seuraavalla kirjautumisella. Alikäsittelijöiden muutoksista ilmoitetaan osuuskuntien ylläpitäjille etukäteen käyttöehtojen luvun 14.4 mukaisesti.